In einem Notfallordner können Betriebsinhaber wichtige Unterlagen und Kontakte zusammenfassen und auf diese Weise vorsorgen, dass der Betrieb weitergeführt werden kann, wenn der Chef ausfällt.
So können Betriebsinhaber Unterlagen und Kontakte für den Notfall systematisch zusammenfassen. Notfallordner
Wer übernimmt im Notfall kurzfristig die Geschäftsführung? Welche Ansprechpartner müssen umgehend informiert werden? Welche wichtigen Termine sind einzuhalten? Diese Fragen sollten sich Betriebe nicht erst in einer Krise stellen. Wenn der Chef oder Chefin unerwartet ausfällt, sollte geregelt sein, wie es mit dem Betrieb dennoch weitergehen kann.
Ein sorgfältig gepflegter Notfallordner kann dabei eine große Hilfe sein: Sowohl für den betrieblichen als auch für den privaten Bereich werden darin alle wichtigen Unterlagen gesammelt, damit der Betrieb im Sinne des Inhabers weitergeführt werden kann.
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Diese Informationen sollte der Notfallordner enthalten:
Zu benachrichtigende Personen
Ein wichtiges Kapitel sind die im Notfall zu benachrichtigenden Personen – aus dem privaten Umfeld, aber auch die Ansprechpartner für betriebliche Belange. Darunter fallen Kontaktpersonen aus dem täglichen Geschäft sowie Vertrauenspersonen wie Bankberater und Notare, die im Idealfall den Nachfolger im Betrieb kennen und ihn mit Spezialkenntnissen in bestimmten Bereichen unterstützen können. Dabei sollte nicht vergessen werden, den im Ordner Genannten mitzuteilen, welche Informationen im Notfall wesentlich für die Fortführung des Betriebs sind.
Termine
Wichtige wiederkehrende Termine wie zum Beispiel für die Steuer sollten mit entsprechenden Anmerkungen im Ordner notiert werden. Zudem ist es sinnvoll, hier festzuhalten, wie und wo laufende Termine wie Kunden- oder Lieferantengespräche aufzufinden sind.
Versicherungen
Oft ist es bei einem Notfall notwendig, bestimmte Versicherungen innerhalb kurzer Zeit zu benachrichtigen; beispielsweise verlangen viele Unfallversicherungen eine Unfallmeldung binnen 48 Stunden. Neben den Ansprechpartnern der Versicherungen sollten hier auch solche Regelungen notiert werden.
Aufbewahrung von Unterlagen
Der Notfallordner sollte Kopien der Gesellschaftsverträge und des Handelsregister-Auszugs nach dem aktuellen Stand sowie dazugehörige Ergänzungen und Änderungen enthalten. Auch Kopien von betrieblich erteilten Vollmachten wie Prokura, Handlungsvollmachten und Bankvollmachten können hier abgelegt werden. Die Aufbewahrungsorte streng vertraulicher Unterlagen sollten in diesem Ordner aber nicht preisgegeben werden. Stattdessen empfiehlt es sich, eine Person zu benennen, die den tatsächlichen Aufbewahrungsort von Bankunterlagen, Passwörtern oder Unterlagen zu Fuhrpark, Maschinen und Gebäuden kennt.
Unterlagen aus dem privaten Bereich
Auch persönliche Unterlagen gehören in den Notfallordner: Zu den wichtigsten zählt hier die Vorsorgevollmacht, die verhindern kann, dass das Vormundschaftsgericht einen gesetzlichen Betreuer bestellt, wenn der Betroffene selbst nicht mehr in der Lage ist, Entscheidungen zu treffen. Patienten- und Betreuungsverfügungen können in diesem Zusammenhang ebenfalls sinnvoll sein und sollten im Notfallordner aufbewahrt werden.